CHECK IN

SEGÚN LUIS DI MURO en su libro Manual Práctico de recepción Hotelera podemos ver que el autor define al proceso de check in como el comienzo de llegada del huésped el cual es la primera impresión.

Debe tomarse en cuenta que durante el check-in el huésped formara la primera impresión del hotel, cualquier error o retraso en este proceso lo condicionara a buscar detalles negativos en el resto del establecimiento durante su estadía

Etapas del proceso de check in

·         Establecer si existe o no reservación previa.

·         Registro de huéspedes

·         Control de identidad de los huéspedes

·         Garantía de estancia

·         Asignación de la habitación

·         Acompañamiento a la habitación

1.      Establecer si existe o no una reservación previa

Los huéspedes pueden llegar al hotel de dos maneras:

Huéspedes con reservación. - el sistema de trabajo para asignar la habitación más conveniente, en el momento o día del check in se conoce como run of the house, este sistema es el mas utilizado por los distintos softwares hoteleros, generalizados internacionalmente.

Huéspedes sin reservación. – se hará extensiva la mejor de las bienvenidas a todas las personas que llegan al establecimiento sin reservación walks-ins. Deberá aplicar las técnicas de ventas up selling, cross selling y bottom up.

2.      Registro de huéspedes

 Independientemente de si el huésped llega con reservación o sin ella debe registrarse, ya que, si tienen los datos correspondientes, o si el hotel utiliza sistemas de prerregistro, con los datos fundamentales que permiten imprimirlos para que el huésped solo los revise y firme. En el registro debe completarse la forma: ficha de registro, la cual debe estar llenada por el huésped, al completar la ficha de registro el huésped debe anotar los siguientes datos:

Ø  Nombre completo

Ø  Nacionalidad

Ø  Fecha de nacimiento

Ø  Estado civil

Ø  Profesión

Ø  Dirección, código postal, teléfonos, e-mail

Ø  Tipo y numero de documento de identidad

Ø  Procedencia

Ø  Fecha de check- out

Ø  Forma de pago

Ø  Marca y matricula del automóvil en el que viaja.

3.      Control de identidad de los huéspedes

Las recepcionistas deben confirmar que todos los datos anotados en la ficha de registro coincidan con os datos del documento de identidad y corregir los que no figuren o estén mal. Debe tenerse en cuenta con que documentos de identidad deben registrarse los extranjeros.

4.      Garantía de estancia

El sistema de garantía de estancia se ha generalizado internacionalmente, solo se habilitan excepciones autorizadas por la gerencia general del hotel. Debe tenerse en cuenta que muchos huéspedes llegan al hotel con el alojamiento prepagado, por ejemplo, ataraves de una agencia de viajes, en estos casos se debe solicitar una garantía por los posibles consumos extras.

Aplicación de la garantía de estancia a huéspedes particulares

Se define como huéspedes particulares a los que llegan de forma individual al hotel y cancelan directamente su cuenta. En estos casos la garantía de estancia se lleva a cabo mediante dos métodos: la utilización de tarjeta de crédito o el pago o deposito con dinero en efectivo.

Aplicación de la garantía de estancia a huéspedes provenientes a través de intermediarios.

La garantía de estancia aplicada en esta situación se basa en dos criterios, que difieren según el tipo de intermediario

*        Agencias de viajes, agencias de ventas o similares

*        Empresas privadas y públicas. Instituciones u organismos nacionales o internacionales

5.      Asignación de la habitación

Este sistema de trabajo donde se asigna la habitación disponible según el tipo y categoría solicitado, se conoce como run of the house. el estado de situación de habitaciones debe estar siempre actualizado, con el objetivo de consultarlo en cualquier momento, a través de la computadora o en el ordenador de habitaciones.

6.      Acompañamiento a la habitación.

Esta tarea debe ser realizada por el personal uniformado del hotel; en su ausencia, debe hacerla el recepcionista. Durante el acompañamiento la habitación asignada, debe ayudarse al huésped con su equipaje, indicándole el camino desde la recepción hasta la habitación. Debe informarse al huésped de todo el servicio que brinda el hotel y, como último paso, entregarle la llave de la habitación, deseándole una feliz estancia. (Muro, 2012)